Microsoft erhöht zum 1. Juli 2026 die Preise für kommerzielle M365-Abonnements – je nach Tarif um 5 bis 33 %. Gleichzeitig wächst der Druck auf IT-Budgets, die CSRD verlangt nachhaltigeres Wirtschaften, und immer mehr Unternehmen hinterfragen ihre Cloud-Abhängigkeit. In diesem Umfeld avanciert gebrauchte Software vom Geheimtipp zur strategischen Beschaffungsoption.
1. Die Preisspirale dreht sich weiter
Wer seine IT-Kosten in den letzten beiden Jahren beobachtet hat, kennt das Muster: Microsoft passt die Preise regelmäßig nach oben an – und begründet das mit neuen KI-Features, Sicherheitsfunktionen und Verwaltungstools. Was nach Mehrwert klingt, ist für viele mittelständische Unternehmen schlicht ein Kostentreiber – denn die wenigsten nutzen Copilot, Defender Plan 1 oder Intune Advanced Analytics tatsächlich im Tagesgeschäft.
Die konkreten Zahlen der angekündigten Erhöhung ab dem 1. Juli 2026 (Preise pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung):
| Lizenz | Preis bisher | Preis ab 01.07.2026 | Erhöhung |
|---|---|---|---|
| M365 Business Basic | ca. 5,60 €/Nutzer/Monat | ca. 6,50 €/Nutzer/Monat | +16,7 % |
| M365 Business Standard | ca. 11,70 €/Nutzer/Monat | ca. 13,00 €/Nutzer/Monat | +12 % |
| M365 Business Premium | ca. 20,60 €/Nutzer/Monat | ca. 20,60 €/Nutzer/Monat | keine Erhöhung |
| Office 365 E3 | ca. 21,50 €/Nutzer/Monat | ca. 24,30 €/Nutzer/Monat | +13 % |
| Microsoft 365 E3 | ca. 33,70 €/Nutzer/Monat | ca. 36,50 €/Nutzer/Monat | +8,3 % |
| Microsoft 365 E5 | ca. 53,30 €/Nutzer/Monat | ca. 56,10 €/Nutzer/Monat | +5,3 % |
| M365 F1 (Frontline) | ca. 2,10 €/Nutzer/Monat | ca. 2,80 €/Nutzer/Monat | +33,3 % |
| M365 F3 (Frontline) | ca. 7,50 €/Nutzer/Monat | ca. 9,35 €/Nutzer/Monat | +25 % |
💡 Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mit 100 Arbeitsplätzen und M365 Business Standard zahlt aktuell ca. 14.040 € netto pro Jahr. Ab Juli 2026 werden daraus voraussichtlich rund 15.600 € – ein Mehraufwand von ca. 1.560 € jährlich, ohne dass sich an der täglichen Nutzung etwas ändern muss. Bei Office 365 E3 beträgt die Differenz bereits ca. 3.360 € pro Jahr für 100 Nutzer.
Und diese Erhöhung steht nicht isoliert: Bereits im April 2025 hatte Microsoft die Preise für Teams Phone (+25 %), Power BI Pro (+40 %) und das monatliche Abrechnungsmodell (+5 % Aufschlag) angehoben. Wer all diese Posten zusammenrechnet, kommt auf eine erhebliche Kostensteigerung innerhalb von nur 15 Monaten.
💼 Best Practice: Prüfen Sie vor dem 1. Juli 2026, ob eine vorzeitige Vertragsverlängerung Ihrer bestehenden Abonnements möglich ist. Damit sichern Sie sich die alten Konditionen für weitere 12 Monate. Parallel lohnt sich der Blick auf gebrauchte Kauflizenzen für Arbeitsplätze, die keine Cloud-Features benötigen.
2. Cloud-Zwang vs. tatsächlicher Bedarf
Microsoft setzt seit Jahren konsequent auf sein Cloud-Geschäft. Ältere Kauflizenzen werden aus dem Vertrieb genommen, Support-Zeiträume verkürzt, und neue Funktionen gibt es exklusiv in der Cloud-Version. Die Botschaft ist deutlich: Der Hersteller möchte, dass Sie ein Abonnement abschließen – monatlich, wiederkehrend, dauerhaft.
Doch die ehrliche Bestandsaufnahme in vielen Unternehmen zeigt ein anderes Bild:
| Funktion | Cloud-Abo (M365) nötig? | Kauflizenz ausreichend? |
|---|---|---|
| Word, Excel, PowerPoint, Outlook (Desktop) | Nein | ✓ Ja – Office 2019/2021 |
| E-Mail (Exchange) | Nur bei Exchange Online | ✓ Ja – Exchange Server on-prem |
| Microsoft Teams (Videokonferenzen) | ✓ Ja – Cloud-Dienst | Nein – nur als Abo |
| OneDrive / SharePoint Online | ✓ Ja – Cloud-Speicher | Teilweise – SharePoint on-prem möglich |
| Copilot (KI-Assistent) | ✓ Ja – nur Cloud | Nein |
| Windows-Betriebssystem | Nein | ✓ Ja – Win 10/11 Kauflizenz |
| Windows Server / SQL Server | Nur bei Azure | ✓ Ja – On-Premises-Lizenz |
Die Realität: Ein erheblicher Teil der Office-Arbeitsplätze in deutschen KMU benötigt weder Teams, noch Copilot, noch OneDrive. Dort reicht eine Kauflizenz – und die gibt es gebraucht zu einem Bruchteil des Abo-Preises.
⚠️ Wichtig: Kein Pauschalrezept. Ob eine gebrauchte Kauflizenz oder ein Cloud-Abo die richtige Wahl ist, hängt immer vom konkreten Einsatzszenario ab. Unternehmen, die intensiv mit Teams, SharePoint Online oder Copilot arbeiten, kommen um ein Abo nicht herum. Der Schlüssel liegt in der differenzierten Betrachtung pro Arbeitsplatz – nicht in einer Alles-oder-nichts-Entscheidung.
💼 Best Practice – Hybride Strategie: Mitarbeiter, die intensiv Cloud-Funktionen nutzen, erhalten M365-Abos. Alle anderen Arbeitsplätze laufen auf gebrauchten Kauflizenzen. Diese Mischstrategie kann die Software-Kosten je nach Unternehmensstruktur um 40–60 % senken. Entscheidend ist eine saubere Bedarfsanalyse im Vorfeld.
3. Digitale Souveränität: Raus aus der Abhängigkeit
Das Thema digitale Souveränität hat in den letzten Jahren an Brisanz gewonnen – und das nicht nur in Behörden. Auch im Mittelstand wächst das Unbehagen darüber, wie stark man von einem einzelnen US-Anbieter abhängig ist.
- Einseitige Preisgestaltung: Microsoft bestimmt allein, wann und wie stark die Preise steigen. Wer sein Unternehmen komplett auf M365 aufgebaut hat, kann nicht einfach kündigen – der Wechselaufwand wäre enorm.
- Datenhaltung und Compliance: Trotz europäischer Rechenzentren unterliegen US-Unternehmen dem CLOUD Act. Für sensible Branchen (Recht, Medizin, Finanzen) kann On-Premises-Software die sicherere Wahl sein. Hinweis: Die konkrete rechtliche Bewertung hängt vom Einzelfall ab – bei Unsicherheiten empfehlen wir die Rücksprache mit einem spezialisierten Rechtsanwalt.
- Vendor Lock-in durch Abonnements: Bei Cloud-Abos „mieten“ Sie Software. Kündigen Sie, verlieren Sie den Zugriff auf Ihre Office-Programme. Eine Kauflizenz gehört Ihnen – unbefristet.
- Funktions- und Kostenzwang: Jede Preiserhöhung wird mit neuen Features begründet (Copilot, Security Agents, etc.). Ob Ihr Unternehmen diese benötigt, spielt keine Rolle – Sie zahlen trotzdem.
📌 Gut zu wissen: Gebrauchte Kauflizenzen (On-Premises) funktionieren dauerhaft, benötigen kein aktives Abonnement und sind nicht an ein Microsoft-Konto gebunden. Der EuGH hat 2012 klargestellt, dass der Hersteller den Weiterverkauf rechtmäßig erworbener Lizenzen nicht verhindern darf (Az. C-128/11). Voraussetzung: Es handelt sich um zeitlich unbefristete Kaufsoftware – nicht um Cloud-Abos oder Mietlizenzen.
→ Lesetipp: Sind gebrauchte Lizenzen legal? Der große Guide für Unternehmen
4. Nachhaltigkeit wird Pflicht – auch bei Software
Die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) verpflichtet zunächst Großunternehmen, ab 2026 schrittweise auch den gehobenen Mittelstand, zu ESG-Reports. Wer seine IT-Beschaffung nachhaltig aufstellt, kann das in der Berichterstattung nutzen.
- Verlängerung der Hardware-Lebensdauer: Ältere Rechner, die mit Windows 10 und Office 2019 einwandfrei laufen, müssen nicht ersetzt werden, nur weil ein Cloud-Abo neuere Hardware voraussetzt.
- Vermeidung erzwungener Upgrade-Zyklen: Neue Softwareversionen erfordern oft leistungsstärkere Hardware. Wer bewusst auf bewährte Versionen setzt, spart Ressourcen.
- Kreislaufwirtschaft statt Wegwerflogik: Überschüssige Lizenzen aus Umstrukturierungen oder Cloud-Migrationen gehen zurück in den Markt, statt ungenutzt in der Bilanz zu stehen.
- Messbare Effekte: Im verwandten Bereich Refurbished Hardware werden laut Branchendaten pro Gerät bis zu 80 % der Produktionsemissionen eingespart. Gebrauchte Software ergänzt diesen Ansatz sinnvoll.
📊 Marktzahl – Refurbished IT im Aufwind: Laut einer Bitkom-Erhebung aus dem Jahr 2024 nutzen bereits 15 % der deutschen Unternehmen wiederaufbereitete IT-Produkte. Weitere 15 % planen den Umstieg. Branchenexperten rechnen bis 2032 mit einem jährlichen Marktwachstum von rund 10 %. (Quelle: Bitkom 2024)
💼 Best Practice: Wenn Ihr Unternehmen von der CSRD-Berichtspflicht betroffen ist (oder absehbar sein wird): Dokumentieren Sie den Einsatz gebrauchter Software als Teil Ihrer nachhaltigen Beschaffungsstrategie. Die Kosteneinsparung ist bezifferbar, der Nachhaltigkeitseffekt belegbar.
5. Die Rechtslage ist eindeutig – und das seit über einem Jahrzehnt
Ein häufiger Einwand gegen gebrauchte Software lautet: „Klingt gut, aber ist das wirklich legal?“ Die Antwort ist seit 2012 durch die höchsten europäischen und deutschen Gerichte eindeutig geklärt.
EuGH-Urteil vom 3. Juli 2012 (Az. C-128/11)
Der Europäische Gerichtshof entschied in der Rechtssache UsedSoft GmbH gegen Oracle International Corp.: Softwarehersteller können den Weiterverkauf gebrauchter Lizenzen nicht untersagen – auch nicht bei reinen Downloads. Mit dem Erstverkauf erschöpft sich das Verbreitungsrecht des Herstellers (sog. Erschöpfungsgrundsatz).
BGH-Urteil vom 11. Dezember 2014 (Az. I ZR 8/13)
Der Bundesgerichtshof bestätigte und konkretisierte: Auch die Aufspaltung von Volumenlizenzen ist zulässig, sofern es sich um ein Bündel eigenständiger Nutzungsrechte handelt (z. B. 100 einzelne Office-Lizenzen unter einer Vertragsnummer). Nicht zulässig ist dagegen das Aufspalten einer einzelnen Client-Server-Lizenz in unabhängige Einzellizenzen.
⚠️ Wichtige Einschränkung: Diese Urteile gelten ausschließlich für Kaufsoftware – also zeitlich unbefristete Lizenzen, die gegen eine Einmalzahlung erworben wurden (sog. On-Premises-Lizenzen). Cloud-Abonnements wie Microsoft 365, Adobe Creative Cloud oder andere SaaS-Modelle sind nicht als Gebrauchtsoftware handelbar. Sie unterliegen nicht dem Erschöpfungsgrundsatz.
6. Fünf Gründe, warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
- Das Zeitfenster vor der M365-Preiserhöhung nutzen: Bis Juli 2026 können Sie Ihre Lizenzstrategie optimieren und Arbeitsplätze, die keine Cloud brauchen, auf Kauflizenzen umstellen – bevor die neuen Preise greifen.
- IT-Budgets stehen unter Druck: Inflation, steigende Energiekosten und wirtschaftliche Unsicherheit zwingen IT-Abteilungen, jeden Euro zweimal umzudrehen. Gebrauchte Software ist eine der direktesten Möglichkeiten, Lizenzkosten sofort und spürbar zu senken.
- Nachhaltigkeit messen und berichten: Die CSRD macht nachhaltige Beschaffung zum Pflichtthema. Gebrauchte Software ist eine konkrete, dokumentierbare Maßnahme für den ESG-Report.
- Digitale Souveränität stärken: Kauflizenzen machen Sie unabhängig von Preiserhöhungen, Abo-Kündigungen und Cloud-Verfügbarkeit. Was Ihnen gehört, kann Ihnen niemand mehr wegnehmen.
- Der Markt ist erwachsen geworden: Professionelle Anbieter garantieren lückenlose Dokumentation, Audit-Sicherheit und rechtskonforme Lizenzketten. Das Risiko liegt heute nicht mehr im Kauf gebrauchter Lizenzen – sondern darin, das Einsparpotenzial ungenutzt zu lassen.
Wie viel Budget könnten Sie einsparen?
Wir prüfen Ihre aktuelle Lizenzstruktur, identifizieren Optimierungspotenziale und zeigen Ihnen konkret, welche Arbeitsplätze Sie auf gebrauchte Kauflizenzen umstellen können – unverbindlich und transparent.